국내 유력 보험회사의 영업 소장들을 대상으로 설문 조사한 결과에 의하면 이들은 “질책 위주의 빈번한 회의, 각종 대책 보고 업무”를 영업활동을 저하시키는 가장 큰 요인으로 생각하고 있었다. 영업 소장의 업무량을 조사한 바에 의하면 전체 업무 중에서 회의가 15% 를 차지하고 있었다. 이들은 회의 자체에 소비하는 시간 보다는 회의에 참석하기 위해 이동하는 시간이 훨씬 더 많다는 것을 문제로 지적했다. 예를 들어 이들은 지점장이 주관하는 1시간 회의에 참석하기 위해 4시간 이상을 소비하고 있었다.
“지점에서 승용차로 30분 거리에 있는 영업소장의 경우는 지점장 주관 회의가 월요일 오후 1시에 있을 때에는 최소한 11시반 정도 영업소를 출발해서 12시 정도 지점 앞에서 선후배 소장과 점심식사 후 회의에 참석해서 2시에 마치고 선후배 소장과 잠시 커피 한 잔 마시고 지점에 들러 수발물건을 정리하여 출발하면 3시, 출발 후 영업소에 도착하면 3시 30분, 지점 주관 회의 1시간을 위해 소비하는 시간은 최소한 4시간 이상이다. “
과연 1시간 회의를 위해 4시간을 소비해도 괜찮은 것인가? 여기서는 단순하게 회의에만 참석하는 시간만 조사했다. 하지만 회의를 위해 자료를 준비하는 시간까지 고려하면, 영업소장들이 회의에 소비하는 시간은 엄청나다.
회의가 과연 효과가 있을까? 영업소장들은 대부분의 회의가 과거 설적과 향후 전략에 대한 보고로 이루어진다고 한다. 토론은 별로 없이 일방적인 보고로 이루어지기 때문에 회의의 효과는 거의 없다고 한다. 보고된 향후 전략에 대해서도 다음 회의에서 그런 전략들이 제대로 수행되었는지, 전략을 수행해서 어떤 결과를 얻었는지 등에 대한 검토가 별로 없다고 한다. 회의를 가능하면 없애야 한다는 것이 이들의 한결같은 의견이었다.
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Creativity, Innovation, and Tech - 변지석 
‘질책’ 위주의 빈번한 회의.. 의욕이 정말 확확 떨어질 것 같네요.
회의라는 것은 모두가 한자리에 모여 의견을 주고 받아야 하는 것인데 ‘질책’이 있다면 자유로운 분위기가 형성되지 않는 건 당연할 것 같습니다.
단순히 보고를 위한 회의라면 정기적으로 보고양식에 따라 전자우편을 통해 확인하는 것이 좋을 터인데.. 아마도 오랜 습관을 쉽게 고치지 못하는 것이 아닐까 생각됩니다. 혹은 지나친 비약일지 모르나 고위 임원진의 입장에서는 자신의 지위를 과시하기 좋은 자리가 바로 회의가 아닐까 생각해봅니다.
회사에서 문득 회의를 하다가 비생산적이 활동을 하는 것 아닌지 하면서 회의감(?) 든 적이 있는 것 같습니다.
아이디어 공유, 커뮤니케이션, 문제해결 등은 아주 적당한(짧은) 시간안에서만 이루어져야 될 것 같네요. 다소 낯설어도 standing conference도 좋을 것 같습니다. 최소한 다리가 아파서라도 오랫동안은 못 하겠죠~
단순보고 형식은 회의라고 볼수 없겠지요? 회사 중요안건들을 결정하기 위한, 앞으로의 방향성을 위해 여러 가능성들을 검토하고 실행하려는 단계에서 회의가 꼭 필요하겠지만요. 특히 회의 시간을 더 잘 활용하기 위해서는 회의 전에 참여하는 개인들마다 준비를 철저히 하는 게 도움이 됩니다. 각자 사안에 대한 충분한 조사와 사견을 준비해서 나가게 되면 시간도 줄어들고, 더 효율적이고 고차원적인 회의를 하게 되죠. 그리고 물리적인 공간 때문에 허비되는 시간은 화상회의로 돌리면 많이 극복되지 않을까요?
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